遼寧開放大學（遼寧裝備制造職業(yè)技術學院）
檔案工作管理辦法（修訂）
遼開大字〔2023〕124號
第一章 總則
第一條 為進一步促進學校檔案工作規(guī)范化、制度化建設，提高檔案工作整體水平，更好地為學校發(fā)展建設及各項工作提供服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》（國家教育部第27號令）、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部第30號令）、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）和教育部《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合學校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案是指學校在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 檔案工作是學校重要的基礎性工作之一。在編制學校總體發(fā)展規(guī)劃、制定年度工作計劃時，要將檔案工作納入其中,做到同步發(fā)展。
第四條 全校教職工均應遵守《中華人民共和國檔案法》和本辦法的規(guī)定，依法行使與檔案事務有關的權(quán)利，履行應盡的義務。
第二章 機構(gòu)設置和工作任務
第五條 學校在黨政辦公室設立綜合檔案室（以下簡稱檔案室），檔案室配備專職檔案工作人員，接受省檔案局、省教育廳等上級業(yè)務主管部門對檔案工作的領導，并按照“主動出擊，深入一線，技術指導，熱情服務”的思路，統(tǒng)一指導、管理和監(jiān)督全校的檔案工作。
檔案室的工作職能包括：
1.貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；
2.擬訂學校檔案工作的規(guī)章制度,并負責貫徹落實；
3.負責接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校及其下屬企業(yè)的各類檔案及有關資料；
4.編研檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源；
5.認真、積極地做好檔案利用工作，為學校的各項工作提供查詢服務；
6.組織對專、兼職檔案人員的業(yè)務指導和培訓工作；
7.負責檢查、監(jiān)督檔案的保密與安全；
8.完成學校領導及上級業(yè)務主管部門交辦的其他任務。
第六條 學校的人事處、遼寧廣播電視學校及省勞動經(jīng)濟學校所產(chǎn)生的檔案，紀檢監(jiān)察處產(chǎn)生的案件問題類檔案和資源與信息服務中心產(chǎn)生的課件等光盤檔案，因其專業(yè)性強、業(yè)務量大、信息敏感由部門直接管理，在本部門設立專門檔案室，嚴格按照檔案歸檔要求，接受學校檔案室的統(tǒng)一管理，檔案室將不定期進行檢查指導。
第七條 各部門（單位）負責人作為本部門（單位）檔案工作第一責任人，要高度重視、認真負責、經(jīng)常過問、全力抓好本部門（單位）檔案工作，選配熟悉業(yè)務、工作認真、責任心強的部門（單位）副職領導和工作人員兼任本部門（單位）分管檔案工作領導和兼職檔案員，并保持人員相對穩(wěn)定。
第八條 學校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第九條 檔案工作人員為專業(yè)技術管理人員，必須接受檔案相關專業(yè)知識培訓，經(jīng)考核合格后方能上崗。
第三章 經(jīng)費、庫房和設備
第十條 檔案工作所需經(jīng)費納入學校預算統(tǒng)一安排，設立信息化專項經(jīng)費，逐步提升檔案管理的信息化水平。
第十一條 學校為綜合檔案室提供專用的符合檔案管理要求的檔案庫房及辦公、閱覽用房，做到辦公、閱覽、庫房三分開。庫房內(nèi)應有防盜、防火、防潮、防磁、防塵、防蟲、防高溫、防強光等設施。
第十二條 學校根據(jù)工作需要，有計劃地為檔案室添置必要的存儲和利用設備，完善檔案保管條件和安全保護設施。
第四章 歸檔類別及范圍
第十三條 應歸檔的文件材料：
1.反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作和國家建設及歷史研究具有利用價值的文件材料；
2.學校工作活動中形成的具有憑證價值的文件材料；
3.學校需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料；
4.因出國學習考察和外出參加重要會議所形成的文件材料；
5.其他對學校工作有查考價值的文件材料。
第十四條 不應歸檔的文件材料：
1.上級機關中普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，供工作參考的抄件等；
2.學校文件材料中無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，有關工作參考的文件材料等；
3.同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
4.下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第十五條 學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。依據(jù)教育部《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，學校各類文件材料的歸檔范圍是：
1.黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)、重要統(tǒng)計資料；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
2.行政類：主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
3.教學類：主要包括學校在教學管理、教學實踐、教學研究和教學改革等活動中形成的具有保存價值的材料；上級機關和學校制定的有關教學管理的規(guī)章制度等；學校專業(yè)設置、教學計劃、招生計劃；學籍檔案（包括學生錄取名冊、畢業(yè)生名冊、學生學習成績等）。
4.科學研究類：主要包括學校在科學研究活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、電子文件等不同載體、不同形式的科技材料。
5.基本建設類：主要包括在基建工程設計、工程施工、工程竣工驗收、工程改建、工程擴建、工程維修等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、電子文件等不同載體、不同形式的文件材料。
6.儀器設備類：主要包括學校購置教學、實習實訓、辦公設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件，以及接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
7.產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
8.出版類：主要包括學校自行編輯、出版的學報、學術刊物等。
9.外事類：主要包括學校有關人員出席國際學術會議，出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請外籍專家教師在教學、科研及其它活動中形成的文件材料；授予外國學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。
10.財會類：主要包括學校在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算材料等。
11.聲像類：主要包括學校在管理、教學、科研等活動中形成的具有保存價值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。
12.實物類：主要包括學校在政治、經(jīng)濟、文化、科研、外事、體育等活動中獲得上級或同級機關頒發(fā)的獎狀、獎杯、獎章、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等；黨和國家領導人、上級機關領導和社會知名人士為本學校的題詞、書畫等; 反映學校歷史并有保存價值的其他實物。
13.電子文件類：主要包括學校在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件材料。目前學校電子文件歸檔主要使用光盤。
第五章 文件材料的立卷歸檔、移交和接收工作
第十六條 各相關部門（單位）要把檔案工作納入黨政管理、教學、科研人員的職責范圍，做到每項重要的黨政管理、教學、科研等工作都有完整、準確的文件材料歸檔保存。
第十七條 學校檔案工作要與各項工作實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
第十八條 文件材料由形成部門（單位）立卷。部門（單位）兼職檔案員在校檔案專業(yè)人員的指導下，對文件材料加以整理，編排頁號、件號，填寫卷內(nèi)目錄，整理后向校檔案部門（單位）移交。檔案室應派專業(yè)人員到各部門（單位）指導立卷工作。
第十九條 由幾個部門（單位）共同協(xié)作完成工作所形成的文件材料，各部門（單位）要相互配合，由主辦部門（單位）組卷歸檔。
第二十條 由學校主辦或各部門（單位）以學校名義承辦各種會議期間所產(chǎn)生的反映會議全程的各種文字、聲像等材料，會議結(jié)束后，由會議主辦部門（單位）將會議材料送交學校文書以備存檔。
第二十一條 出國學習考察和外出參加重要會議的文件材料，應由當事人在考察活動和會議結(jié)束后送交學校文書以備存檔。
第二十二條 歸檔時間：
1.能按年度歸檔的部門（單位），應在次年4月底前歸檔；
2.教學、教務、辦學實體的有關學生學籍材料應在畢業(yè)辦理結(jié)束后及時歸檔；
3.科研、基建等部門（單位）應在科研成果評定、基建項目完成后3個月內(nèi)歸檔；
4.當年財會檔案，在會計年度終了后可暫由財會部門保管2年，期滿后的次年4月底歸檔。
5. 招標采購類檔案，可暫由國有資產(chǎn)管理處保管3年，期滿后的次年4月底歸檔。
第六章 歸檔要求
第二十三條 歸檔的文件材料，必須是原件，按歸檔要求整理。歸檔類別和保管期限的確定要做到完整、準確。歸檔材料要規(guī)范，用紙（A4紙張）、用筆（碳素墨水）、粘貼、裝訂等都必須符合檔案保護要求。如有不符合規(guī)范要求的，須退回給形成者，經(jīng)修正后方可歸檔。
第二十四條 聲像檔案圖像清晰，電子檔案要刻制成光盤、保存在硬盤或云網(wǎng)盤等第三方存儲平臺。
第二十五條 在向檔案室移交檔案時，必須填寫移交目錄一式三份，交接雙方簽字，并經(jīng)部門（單位）負責人審核簽字，一份歸檔保存，另兩份目錄由交接雙方分別保存。
第七章 檔案的編研
第二十六條 為充分發(fā)揮檔案的作用，檔案室要會同其他有關部門（單位）積極開展檔案編研工作，并須編寫如下參考性資料：學校大事記、組織沿革、基礎數(shù)據(jù)匯編等。
第二十七條 檔案室設立供查閱檔案資料的閱文室，并編制必要的檢索工具，如：紙質(zhì)目錄、機索目錄，更好地為利用者服務。
第八章 檔案的查詢利用
第二十八條 檔案利用方式包括：查閱、外借、摘錄、復制、出具證明、信函咨詢、電話咨詢等。
第二十九條 檔案查詢范圍及流程
（一）校黨委會和校長辦公會記錄及錄音查詢
填寫OA檔案利用審批流程，經(jīng)查閱部門負責人和分管校長同意后，需經(jīng)主要校領導同意，黨政辦審核，限定性地查詢有關內(nèi)容。
（二）財會檔案查閱
需填寫OA檔案利用審批流程，經(jīng)財務部門負責人、查檔部門負責人和分管領導同意，黨政辦審核后，由財務部門提供憑證號后方可查閱；外單位查閱財會檔案，應憑單位介紹信和個人有效身份證件，并經(jīng)財務處負責人及分管財務校長同意，黨政辦審核后，由財務處工作人員陪同查閱。
（三）紀檢案件類檔案及審計材料檔案查閱
填寫OA檔案利用審批流程，經(jīng)紀檢監(jiān)察處或?qū)徲嬏庁撠熑恕⒉殚啿块T負責人和分管領導同意后，經(jīng)主要校領導同意，黨政辦審核，方可查閱。
（四）學籍檔案查閱
1.畢業(yè)證丟失，辦理畢業(yè)證明書
本人或委托代辦人攜帶相關證件（身份證、委托人身份證及委托書），并提供畢業(yè)相關信息，如畢業(yè)證書編號，專業(yè)，畢業(yè)時間，分校名稱等，學校檔案室根據(jù)學生提供信息，查詢調(diào)取學生的錄取名冊和畢業(yè)名冊，并根據(jù)查詢結(jié)果開具畢業(yè)證明。學生本人或委托代理人將相關材料報送相關部門申請補辦。
2.學歷認證
（1）畢業(yè)證信息與身份證信息完全一致
學校在收到認證中心來函后，根據(jù)相關信息查閱調(diào)取學生學籍檔案，并將查詢結(jié)果在5個工作日之內(nèi)回復認證中心，學生可自行上網(wǎng)查詢認證結(jié)果。
（2）畢業(yè)證信息與身份證信息不一致
學生本人或委托代理人攜帶相關證件（身份證、畢業(yè)證、委托人身份證及委托書）到檔案室查詢畢業(yè)名冊、開具信息不一致的情況說明，檔案室嚴格按照現(xiàn)存檔案查詢結(jié)果認定，并加蓋公章。學生本人或委托代理人自行將所需材料上傳至遼寧省學歷認證中心網(wǎng)站等待認證。學校在收到認證中心來函后，5個工作日內(nèi)回復，學生可自行上網(wǎng)查詢認證結(jié)果。
3.學歷類別認定
學生本人或委托代理人攜帶相關證件（身份證、畢業(yè)證、委托人身份證及委托書）到檔案室查詢，檔案室嚴格按照現(xiàn)存檔案查詢結(jié)果認定，超出或不符合檔案的內(nèi)容，學校概不出具相關證明。
4.補辦學籍檔案
部分學生在辦理退休、晉級或單位核查個人檔案信息時，發(fā)現(xiàn)入學登記表和畢業(yè)生登記表丟失情況。由于涉及原始檔案，學校無法補辦，但可以根據(jù)查檔結(jié)果，提供學生當年的入學名冊及畢業(yè)名冊復印件并加蓋公章，以茲證明。
5.在校成績單查詢
（1）學生本人或委托代理人攜帶相關證件（身份證、畢業(yè)證、委托人身份證及委托書）到檔案室查詢畢業(yè)名冊，可以直接復印畢業(yè)名冊并加蓋公章；如果學生有特殊要求，可按照查詢的畢業(yè)名冊內(nèi)容，自行打印后帶回檔案室，核對無誤后方可蓋章。其中出國使用的英文版本需學生自行翻譯，檔案室核對無誤后，方可蓋章；申請多個國家，需要用學校名頭紙打印多份成績單的情況，請自行到財務處繳費，并出具發(fā)票后，到檔案室領取名頭紙；帶學校標識的信封學校不予提供，學生可自行購買普通信封，在檔案室現(xiàn)場封好后蓋章。
（2）學校現(xiàn)存的早年學籍檔案中，個別專業(yè)和分校的畢業(yè)名冊上只顯示必修課及選修課學分，不顯示學生在校期間各科成績，此類情況請學生查詢個人檔案里的加蓋教務處或?qū)W校公章的成績單原件，學校核對無誤后，方可蓋章。否則，只能以學分形式提供。
6.開具畢業(yè)證明
學生本人或委托代理人攜帶相關證件（身份證、畢業(yè)證、委托人身份證及委托書）到檔案室查詢學籍檔案，嚴格按照現(xiàn)存檔案查詢結(jié)果認定，信息一致的情況下，原則上以學校固定模板為標準出具畢業(yè)證明并加蓋公章。如果學生有特殊要求，可以出具證明但必須嚴格按照畢業(yè)證上相關信息及現(xiàn)存檔案上包含的信息，超出或不符合檔案內(nèi)容的信息一律不予證明。
7.畢業(yè)證真?zhèn)握J定
學校只針對本校畢業(yè)生出具相關學籍檔案證明材料，如果相關單位或個人提供的畢業(yè)證信息，根據(jù)學校現(xiàn)存檔案無法查詢和核實，學校不提供畢業(yè)證真?zhèn)蔚恼J定證明。
（五）其他綜合性檔案查閱
需填寫OA檔案利用審批流程，經(jīng)部門負責人，分管領導同意，黨政辦審核后，方可查閱。
檔案室為校外人員只提供個人學籍檔案查詢。檔案外借時間一般為1周，到期仍需繼續(xù)利用，須辦理續(xù)借手續(xù)。
第九章 獎勵與處罰
第三十條 根據(jù)《檔案法》的有關規(guī)定，學校對在檔案工作中做下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
1、在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
2、在檔案的保護和信息化管理工作中做出顯著成績的；
3、在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
4、將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的；
5、同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第三十一條 對學校內(nèi)部人員、外部人員或人員離職借閱檔案不歸還者，由部門負責人付連帶責任，由部門負責人負責追討。
第三十二條 對在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，涂改抽換或復制原件的人員。由檔案管理人員付連帶責任，由部門負責人負責整理、還原、追討。
第三十三條 每年至少一次對檔案資料進行檢查，防止檔案損毀、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。
第三十四條 對檔案工作的違法違紀行為，按照監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局頒布的《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部第30號令）、《事業(yè)單位工作人員處分暫行規(guī)定》（人社部、監(jiān)察部第18令）以及我省相關規(guī)定予以處分。
第十章 附則
第三十五條 本辦法由學校黨政辦公室負責解釋。
第三十六條 本辦法自公布之日起施行。
