遼寧開放大學（遼寧裝備制造職業技術學院）
電子文件歸檔與管理辦法
遼開大字〔2023〕123號
第一章 總則
第一條 為了適應學校信息化建設需要，規范電子文件歸檔管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文件的安全和信息可用性，充分發揮電子文件的憑據參考作用，根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》等檔案法規，特制定本辦法。
第二條 全校各部門、各單位要明確電子文件歸檔管理工作的分管領導，并指定專人（政治業務素質高、有相應計算機管理水平）兼任電子文件管理員，負責本單位電子文件的收集、積累、歸檔與移交工作。
第三條 學校檔案室是學校管理電子文件的歸口單位，負責歸檔電子文件的集中保管與提供歸檔電子文件的利用。校檔案室須對各部門、各單位電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔工作，實行監督檢查和業務指導，并對校屬機構移交的電子文件進行分類保管、開發利用，實現學校檔案信息資源共享。
第四條 為了保證電子文件的真實性、完整性和有效性，各部門要做好電子文件的形成、承辦、運轉、整理與歸檔等工作，要將電子文件的整理歸檔工作納入各部門、各單位兼職檔案員的崗位職責。電子文件移交前由形成部門負責，移交后則由校檔案室負責。
第二章 電子文件收集、積累
第五條 學校各部門、各單位在教學、科研、管理以及其它職能活動中直接產生的、并具有查考利用價值的電子文件均應列入收集積累范圍。收集積累的電子文件按其稿本類型可分為草稿、定稿和正式電子文件；按電子文件的格式類型可分為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、計算機程序文件和數據庫文件。
第六條 電子文件收集積累要求
1.主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況自行決定是否保存，收集時需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿本應以不同標識加以區別。
2.文本文件收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。
3.圖像文件通常以JPEG、TIFF為通用格式，在使用掃描儀等設備獲取圖像文件時，應盡量采用通用格式。
4.對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。
5.對于影像文件或超媒體鏈接文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體影像文件以MPEG、AVI為通用格式。
6.對于音頻文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。
7.對收集積累的電子文件應定期制作備份，并要及時拷貝到移動磁盤或刻錄到光盤上脫機保存，盤片上要用漢字標明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內妥善保管。采用物理歸檔歸到檔案室后的電子文件，仍要在本單位保留一年后方可刪除或銷毀。
8.收集積累的每份電子文件均應在歸檔電子文件登記表中登記，同時將登記表制作成電子表格與電子文件一同存放。
第三章 電子文件歸檔
第七條 學校各部門、各單位應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
第八條 電子文件歸檔范圍參照學校檔案室有關紙質文件的歸檔范圍，與之相應的軟件、背景信息和元數據一同歸檔，以保證歸檔電子文件的完整性。此外，各部門、各單位形成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，均應收集積累歸檔。
電子文件保管期限參照國家關于紙質檔案保管期限的有關規定執行，電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。
歸檔完畢后，電子公文形成部門和單位還應將電子公文保存至少3年。
電子文件形成部門和單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。
電子公文涉密及密級劃分按照國家、省有關涉密紙質文件管理和密級劃分的有關規定執行。
第四章 歸檔電子文件的整理
第九條 歸檔電子文件的整理要求
1.歸檔電子文件的整理，按《遼寧開放大學 遼寧裝備制造職業技術學院檔案工作管理辦法》的相關要求進行。
2.電子文件的分類方案按《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》編制實體分類號。
存儲載體類型代碼為：GP-光盤；CP-磁盤；CD-磁帶等。
第五章 電子檔案保管、利用、統計
第十條 歸檔電子文件應按學校檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上（一式3套），移交到檔案室，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保管。
第十一條 歸檔電子文件的保管應按照國家檔案局DA/T15-1995《磁性載體檔案管理與保護規范》的要求，采用專門的保護設備和保護技術措施，其載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對濕度控制在35%—45%。
第十二條 磁性載體上的歸檔電子文件，每4年要復制轉存一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于4年。
第十三條 對歸檔電子文件的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉換復制。相同條件下，要優先考慮載體的可靠性和先進性。
第十四條 歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項：
1.封存的電子文件不得利用和外借，利用時要使用電子文件的復制件。
2.歸檔電子文件查閱利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件不得在國際互聯網（校園網）上提供利用。
第十五條 檔案部門應當按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。
第十六條 本辦法自發文之日起施行，由學校黨政辦公室負責解釋。
