遼寧開放大學（遼寧裝備制造職業技術學院）
會計檔案管理制度
遼開大字〔2022〕32號
第一章 總則
第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，統一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等有關法律和行政法規，制定本制度。
第二條 本制度所稱會計檔案是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。本制度適用的范圍為財務處和黨政辦公室。
第二章 會計檔案建立與保管
第三條 學校應該加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
第四條 下列會計資料應當進行歸檔：
（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬及其他輔助性賬簿；
（三）會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；
（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第五條 學校可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第六條 同時滿足下列條件的，學校內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第七條 從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第八條 財務處按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料進行歸類，黨政辦公室對每一類中的會計檔案再根據不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。
第九條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務處臨時保管兩年，再移交黨政辦公室文檔科保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經學校檔案管理部門同意。
財務處臨時保管會計檔案最長不超過二年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十條 財務處在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其原數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
黨政辦公室文檔科接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第三章 會計檔案借閱管理
第十一條 學校內部其他部門借閱時，須辦理審批手續，經部門負責人、財務處負責人、學校負責人批準，方可提供查閱或者復制。如有特殊情況須攜帶外出，須經財務處負責人和學校負責人雙重批準后，方可攜帶外出。
第十二條 財務處應建立會計檔案借閱審批手續存檔，清楚記錄查閱或復制的相關信息，如外單位借閱的還須備注相關單位名稱。
第十三條 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換或復制原件。特殊情況下須拆散原卷冊或復制原件的須經財務處負責人批準。
第十四條 借出的會計檔案必須按期如數收回。
第十五條 對學校內部其他部門人員按期借閱不歸還者，由部門負責人酌情計入績效考核。人員離職造成不歸還的，由部門負責人負連帶責任，由部門負責人負責追討。
第十六條 所有內外部會計檔案借閱，借閱地點僅限本學校檔案室或財務處，特殊情況須攜帶外出除外。
第十七條 會計檔案為本學校提供利用，原則上不得借出。如學校以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應持有所屬單位正式介紹信，經學校負責人批準后，方可辦理借閱手續，與介紹信調閱內容無關的檔案不予提供。如有特殊情況須攜帶外出，須經學校財務處負責人和學校負責人雙重批準，并指派相關財務人員全程陪同。
第四章 會計檔案銷毀管理
第十八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年、15年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十九條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本制度執行，本制度規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十條 學校應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第二十一條 會計檔案鑒定工作應當由黨政辦公室牽頭，組織財務、審計、紀檢監察等崗位人員共同進行。
第二十二條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：
（一）黨政辦公室文檔科編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
（二）學校負責人、黨政辦公室負責人、財務負責人、檔案管理經辦人、財務經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）黨政辦公室文檔科負責組織會計檔案銷毀工作，并與財務處共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由黨政辦公室文檔科、財務處共同派員監銷。
第二十三條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。
第二十四條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給本學校的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。
第二十五條 交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其原數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十六條 會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十七條 違反本制度規定，由縣級以上人民政府財政局、檔案行政管理科室依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本制度。
第二十九條 本制度由財務處負責解釋。
附件：會計檔案歸檔保管期限表
