遼寧開放大學（遼寧裝備制造職業技術學院）
進一步規范公文處理工作的若干規定（試行）
遼開大字〔2023〕121號
為認真貫徹落實《中共中央關于進一步做好中央文件審核工作的意見》（中辦發〔2016〕23號）、《國務院辦公廳關于進一步加強文件審核把關的通知》（國辦函〔2016〕44號）及《遼寧省人民政府辦公廳關于進一步加強省政府公文審核辦理工作的通知》（遼政辦發〔2016〕69號）文件精神，不斷改進公文處理工作，提高公文質量和運轉效率，切實推動我校公文處理工作科學化、規范化、制度化，結合我校實際，現就有關事項規定如下：
第一部分 收文辦理
一、收文主要流程
學校收文辦理主要流程分為兩種：線上OA辦公系統（公開文件）流程；線下紙質公文（不公開文件）流程。兩種流程文件處理流程均為：簽收→擬辦→批閱→承辦→督辦。
二、收文要求
（一）及時簽收
黨政辦公室（以下簡稱“黨政辦”）文書及時簽收文件，一個工作日內拆封、登記、送黨政辦主任簽署擬辦意見；由部門接收或會議帶回的上級紅頭文件須于當日送交黨政辦文書。
（二）限時擬辦
黨政辦接到文件后于一個工作日內提出擬辦意見（急件即時提出擬辦意見），黨政辦文書打印閱辦單并送黨政辦主任簽字。
公開文件由黨政辦文書對文件掃描，負責將PDF格式文件上傳OA辦公系統進行運轉辦理。
（三）定時批閱
1.辦文批閱
黨政辦文書將黨政辦主任簽字后的需要辦理的文件送校領導閱示，校領導于收文兩個工作日內提出意見（急件即時提出意見）。涉及到兩個以上校領導閱示的文件，相關校領導分別于兩個工作日內提出意見（急件即時提出意見）。
2.閱文批閱
校領導傳閱。黨政辦文書將黨政辦主任簽字后的需要校領導傳閱的公文于一個工作日內送達校領導傳閱，一般參閱性文件，校領導分別于一個工作日內閱簽完畢（急件隨到隨批）。
部門傳閱。黨政辦文書根據校領導批示意見通知部門負責人或相關人員到黨政辦閱文室閱讀文件，若需將文件取走閱讀，相關部門需指派專人負責，并于當日將取走的文件送還黨政辦。
黨政辦在閱辦單中應注明送文時間、校領導批文時間、相關部門收文時間。如校領導、相關部門因特殊原因不能及時簽閱，應口頭提出擬辦或批示意見，由黨政辦標注后繼續行文過程。
（四）高效承辦
1.單一部門承辦。黨政辦文書在領導批示文件返回當天通知有關部門辦文，部門簽署辦理意見及時限（電話傳達領導批示意見時，由傳達人在閱辦單上注明部門辦理意見及時限），一般辦文部門須在五個工作日內辦理完畢（來文有規定辦理時限的按規定時限辦理），急件隨時辦理。
2.兩個以上部門承辦。黨政辦文書在校領導批示文件返回當天通知牽頭部門及其他承辦部門辦文，牽頭部門會同其他承辦部門共同辦理。一般須在五個工作日內辦理完畢（來文有規定辦理時限的按規定時限辦理），急件隨時辦理。
（五）按時督辦
及時收回傳閱公文。黨政辦對未按傳閱時限返回的公文在公文傳閱單上予以注明，及時收回（收回時限不超過一個工作日）。
按時督辦承辦公文。黨政辦對未按承辦時限返回辦理結果的部門在公文閱辦單上予以注明，黨政辦及時督辦（督辦時限不超過三個工作日）。
第二部分 發文處理
一、發文主要流程
學校發文主要流程為：文件起草→擬稿部門負責人核稿簽字→黨政辦文書初核→黨政辦分管主任審簽→相關校領導會簽→主要校領導或受委托校領導簽發→文書編號→打字員排版、修改→擬稿部門校對→復印室印刷→用印、分發、存檔。
二、學校行政發文規范
凡以遼寧開放大學、遼寧裝備制造職業技術學院對外發布的上行文、下行文、平行文均為學校行政公文。中共遼寧開放大學黨委、中共遼寧裝備制造職業技術學院黨委（團委）發文不在此范圍。
（一）學校行政文件字號及文種的確定
1.遼寧開放大學文件
文件字號為：
（1）遼開大字
主要用于學校行政、業務工作中有關重要事項、發布各項規章制度的行文。文種為決定、報告、請示、批復、通知、意見等。
（2）遼開大通字
主要用于轉發上級文件，發布重要會議或活動事項，發布要求校內部門或下級單位共同執行辦理、有關單位或部門周知的事項。文種為通知、通報等。
（3）遼開大教字
主要用于開大系統及校內開放教育教學、管理等業務工作的行文。文種為通知、通報、意見等。
（4）遼開大函字
主要用于與不相隸屬單位商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復事項等。文種為函、通知、意見等。
（二）遼寧裝備制造職業技術學院文件
文件字號為：遼裝院發
主要用于裝備學院獨立開展工作項目的行文。文種為決定、請示、報告、意見、通知、通報等。
（三）其他
校內部門之間業務往來、事項周知等需要行文的，相關部門可簡易行文，用部門印，不編字號。
三、文件起草
起草文件應當做到符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文部門意圖，并同先行公文相銜接。具體要求如下：
（一）部門負責人應當主持、指導重要公文起草工作。單一部門行文，行文部門指定專人起草，部門負責人按核稿要求審核、修改稿件（含附件），兩個以上部門聯合行文，牽頭部門負責起草，牽頭部門負責人協調其他行文部門有關人員修改、確定稿件（含附件）。
（二）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。擬下發的文件如涉及其他部門權限、基層和師生的利益，起草部門應通過調查研究、座談會、來電來訪等方式征求意見，并認真修改完善，對相關部門、基層和師生反映的合理訴求應及時反饋采納情況。
（三）文種適合，主題突出，觀點鮮明，表述準確，結構嚴謹，字詞規范，標點正確。嚴格控制文字篇幅，做到開門見山、直入主題、宜短則短、意盡文止。部署重點工作的文件稿一般不超過5000字，部署專項工作或具體任務的文件稿一般不超過3000字。
1.要選擇適合的文種，需要上級批復的應選擇“請示”文種，如需向上級報告工作但不需批復的應選擇“報告”文種。要“一事一請示”，且不能多頭請示。
2.辦法、細則、規定、制度等不能作為單獨文種，必須有相關文種和文字引出。
3.結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
4.人名、地名、數字、引文準確。引用文件應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。文內使用非規范化簡稱時，應當先用全稱并注明簡稱。公文中的數字，應當使用阿拉伯數字。
5.草擬文稿采用A4紙打印（以備存檔）。
四、文件審核
（一）擬稿人、部門（牽頭部門）負責人逐項、正確填寫公文擬稿紙，將填寫完整的擬稿紙及文稿送至黨政辦分管主任審核，要求送交的文稿需按照《學校正式文件排版格式要求》（見附件1）進行排版，且擬稿時間需標注為送交稿件的當天日期；黨政辦分管主任對以學校名義下發的各類公文（含附件）進行核稿。
（二） 公文審核內容包括：
1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。
2.內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文部門意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
3.強化規范性文件的合法性審查，由黨政辦協調起草文件的部門組織律師進行合法性的審查，提出書面審查意見，作為決策的重要依據。
4.涉及兩個以上部門聯合行文的事項是否經過充分協商并達成一致意見。
5.文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。
（三）文稿退回和修改
經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；凡法律、法規和規章已做出明確規定，現行文件規定已有部署且仍然適用的，不再重復發文；對指導工作沒有實質內容、可發可不發的一律不發文；進一步精簡配套類、工作方案類文件數量，分工方案原則上應合并到文件中或作為附件一并印發，不單獨發文；符合發文條件但內容需作進一步研究、修改內容或格式的，及時返回起草部門重新擬定，修改后重新報送黨政辦文書。
五、文件簽發
（一）會簽。由擬稿部門負責人送相關部門負責人會簽。
（二）審簽。文件會簽結束后，文稿經黨政辦分管主任審核后送相關校領導審簽。校領導在審簽時提出修改意見的，擬稿部門應予修改。
（三）簽發。文件審簽結束后，黨政辦報送學校主要領導簽發。文件一經簽發，任何人不得隨意更改，如需改動，應報簽發人審定。
（四）校領導分別在兩個工作日內審簽及簽發完畢。審簽及簽發要求簽署姓名和當天日期，受委托簽發須注明“代簽”，圈閱或者簽名，視為同意。
六、文件校對
（一）文件正式印制前，黨政辦打字員負責統一排發黨政文號，并會同擬稿部門校對人員重點校對以下方面：
1.審核、審簽、簽發手續是否完備；
2.附件材料是否齊全；
3.格式是否統一、規范，有無錯別字等；
4.領導提出修改之處是否修改正確。
（二）經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按文件審批程序復審。
七、文件排版、校對、印制、分發和存檔
（一）排版：對復核后的公文由擬稿部門確定分送范圍和印制份數，最后由黨政辦公室確定發文字號進行終稿排版。
（二）校對：擬稿人對最終排版后的文件進行校對，無誤后簽字。
（三）印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
（四）分發：公文印制完畢后，由擬稿部門取回進行分發。需要報送校領導的，由擬稿部門告知黨政辦文書，由黨政辦統一報送校領導。需網上發布的文件由擬稿部門負責發布。應減少紙質公文印刷，除存檔及工作必需外，建議公文在網上發布和運行。
（五）存檔：需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔，歸檔數量至少一式三份。
本實施細則由黨政辦負責解釋，自下發之日起試行，原《《遼寧開放大學 遼寧裝備制造職業技術學院進一步規范公文處理工作的若干規定（試行）》（遼電大字〔2017〕60號）同時廢止。
